MUNICIPALIDAD DE PUENTE ALTO AGILIZA PROCESOS DE CONSULTA CIUDADANA

Desafío: centralizar la información para un apoyo más expedito al vecino de la comuna. Solución: bus de datos y plataformas online con entrega de información en tiempo real.

La Comuna de Puente Alto se emplaza en el sur de la capital, su superficie aproximada bordea los 86,74 kilómetros cuadrados. Su Municipalidad está encargada de atender a una población que supera los 500 mil habitantes, según el último censo de 2012, pero de acuerdo a sus propias estadísticas ya alcanza los 800 mil, siendo la comuna más poblada de Chile.

El departamento de TI de la municipalidad tenía un problema que dificultaba el manejo de soluciones para la gran cantidad usuarios presentes en cada sección del municipio. Actualmente Informática ofrece apoyo a más de mil clientes internos, funcionarios que presentan solicitudes desde uso de correo electrónico a colaboración con las nuevas aplicaciones creadas.

La Municipalidad poseía una diversidad de sistemas proporcionados por varios proveedores, algunos desde empresas externas y otros desarrollados de forma interna para la red municipal, mientras que toda actividad era registrada en diferentes bases de datos, lo que dificultaba la búsqueda de información en forma rápida. Además, como política del municipio, la mayor parte de los recursos van a proyectos de mejora comunitaria por lo que el departamento de TI cuenta con un presupuesto acotado para funcionar, y deben buscar soluciones de bajo costo.

Para poder lograr resultados, se apoyan en el trabajo de alumnos en práctica, cosa que les ha sido efectiva ya que uno de ellos fue el responsable de crear una de las aplicaciones de atención al usuario. Otro de los objetivos era crear soluciones que llevarán funcionalidades internas a plataformas móviles, es decir al ambiente web. “Cuando hay un problema los proveedores se empiezan a culpar uno al otro.

muni ptealto

En ese minuto decidimos definir una estructura para generar un lugar común donde pudieran compartir la información de responsabilidad frente a la municipalidad”, explica Olga González, Jefatura Departamento de Computación e Informática de la Municipalidad de Puente Alto. “Además, los proveedores no se pueden comunicar entre sí porque se genera una competencia y retraso en las respuestas, así que nos pusimos en el centro de la solución como intermediarios”, El desafío era claro, muchos proveedores, poco presupuestos y migrar de lo interno a una plataforma móvil.

Por lo anterior el área de informática se planteó dos desafíos importantes: Centralizar la información municipal almacenada en diferentes sistemas en una plataforma en la nube, en segundo lugar pero no menos importante, crear un ambiente web móvil para visualizar la información fuera de la municipalidad para que los funcionarios internos pudieran consultar datos de forma rápida y eficaz. La solución implementada la primera gran tarea se dividió en diversos pequeños objetivos. Primero, debían implementar una plataforma de Bus de Datos Municipal, uno externo y otro interno, con una interfaz segura para la conexión de sistemas y otras aplicaciones. Luego como segundo objetivo, era importante crear un ambiente web móvil para visualizar u operar los diversos sistemas de desarrollo, nuevamente propios y de externos.

Para esto debieron investigar qué información se requería disponer en la nube para los diferentes trámites que realizan los vecinos como: solicitud de los vecinos, organizaciones comunitarias, permisos de ocupación, ficha de visita domiciliaria y patentes comerciales. Esta investigación comenzó con la idea en 2013, preguntando a los clientes internos cuáles serían las aplicaciones específicas que más les serviría tener. Para comenzar a centralizar la información se debió primero entender cómo el vecino se relacionaba con las distintas fuentes de datos, es así que el primer modelo se centró en las áreas desde donde provenían los datos. Así, se creó el Bus de Datos Municipal (BDM) o Servidor de Servicios Web estableciendo un canal de comunicación interno y externo para la integración de sistemas tanto de desarrollo propio como de proveedores externos.

Esta infraestructura cuenta con diversas aplicaciones unificadas, entre ellas la Tesorería, Atención al Ciudadano, Sistema de Adquisiciones, Sistema de Obras, Licencias de Conducir, entre otras. “Nos costó que la gente interiorizara el uso del primer módulo, los funcionarios no estaban acostumbrados a ingresar o consultar datos en línea, sino que a volver a la oficina y entregar la información en papel. Esto se solucionó con capacitaciones internas y conversando con los usuarios”, indicó la CIO. Se entregaron tablets a los representantes del departamento de social, donde ellos ingresan la información recopilada del vecino, es decir, qué necesidades y ayuda específica necesita. Smartphones a los inspectores, para que, a través de la aplicación, puedan consultar por el estado del pago de las patentes, entre otros. Al tener esta información en tiempo real es posible tomar decisiones inmediatas y ahorrar tiempo. Beneficios logrados “El centralizar la información por medio de un Bus de Datos nos entregó un mejor control sobre lo recopilado por las distintas empresas proveedoras y sabemos lo que está pasando, porque cuando se comunicaban entre ellos, nosotros perdíamos los datos o información compartida,” indicó González.

Con ello fue posible lograr un sistema más eficiente. La coordinación que debía realizarse entre empresas para la integración de información entre sistemas ahora la realiza el área de TI a través del BDM. La información para la toma de decisiones en terreno es crucial, tanto así que una de las plataformas de trabajo indispensables hoy para los fiscalizadores es el Portal Vecino Móvil (PVM) para las patentes municipales.

La creación de la Ficha Domiciliaria Móvil para los Asistentes Sociales, presente en el PVM, se conecta directamente con el sistema productivo, esto evita la doble digitación, el asistente debe solo llegar a imprimir. Para el equipo de Alcaldía, que frecuentemente está en terreno, es una fuente de información sobre los vecinos y sus solicitudes, esto a través del Sistema Consulta Móvil, también presente en el PVM.

La última aplicación que hizo el departamento de TI dela Municipalidad es sobre la Farmacia Solidaria donde se están consultando los sistemas del mismo municipio y de la Corporación de Municipalidades, ambas son entidades diferentes y tienen un convenio para hacer este trabajo informático, sobre todo de interconsultas para el departamento de trabajo social e información que la Corporación pueda necesitar para educación y salud.

En este cruce se puede determinar cuál es el medicamento que debe recibir el usuario, la disponibilidad del mismo, la ficha de evaluación de la Corporación y qué beneficios tiene el vecino. Lo importante que ha determinado el departamento de TI es que deben enfocarse en soluciones puntuales, con proyectos cortos y apoyándose en los alumnos en práctica, con esto pueden dar el soporte a los funcionarios y vecinos, manteniéndose en el presupuesto. El siguiente paso, que esperan estará listo para fines de este año, es una plataforma donde el mismo vecino pueda consultar sus expedientes y ver si historial de pago, beneficios otorgados y todo tipo de información útil.

Read 7987 times Last modified on Friday, 07 October 2016 17:52
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